STATUTS ASSOCIATION

SAIGON ACCUEIL

PROJET proposé par le Bureau - version du 5 mars 2025

Les présents statuts annulent et remplacent les statuts précédents de AFV Saigon Accueil.

ARTICLE PREMIER - NOM

Il est fondé entre les adhérents aux présents statuts une association régie par la loi du 1er juillet 1901 et le décret du 16 août 1901, ayant pour nom : Saigon Accueil 

ARTICLE 2. - OBJET

Cette association a pour objet de favoriser l’installation et l’adaptation des Français et francophones au Vietnam, en particulier à Saigon (Hô Chi Minh-Ville). Ses missions consistent notamment à accueillir et animer la communauté francophone à Saigon pour l’aider à mieux vivre la mobilité internationale. 

L’association s’adresse à tous, sans aucune distinction sociale, politique ou confessionnelle. Son action s’exerce en totale indépendance à l’égard de toute tendance politique, syndicale, philosophique et religieuse. Son Bureau et sa gestion sont indépendants des appuis matériels et moraux qui lui sont accordés. 

L’association est sans but lucratif. Elle est animée et gérée par des bénévoles.

ARTICLE 3. - SIÈGE SOCIAL 

Le siège social est fixé à Paris (75008), 91 rue du Faubourg Saint-Honoré, adresse de la FIAFE.

Il pourra être transféré par simple décision du Bureau et la ratification par la prochaine assemblée générale sera nécessaire.

ARTICLE 4. - AFFILIATION

La présente association est affiliée à la Fédération Internationale des Accueils Français et Francophones d'Expatriés (FIAFE) et se conforme aux statuts, au règlement intérieur et à la charte internationale de cette fédération. 

Par ailleurs, par décision de l'Assemblée Générale, elle peut adhérer à d’autres associations, unions ou regroupements dont l'objet est cohérent avec celui de Saigon Accueil.

Article 5. - DUREE 

La durée de l’association est illimitée.

ARTICLE 6. - COMPOSITION 

L'association se compose de personnes physiques ou morales, françaises ou francophones ou francophiles :

Membres adhérents, majeurs, résidant au Vietnam, inscrits et à jour du paiement de leur cotisation annuelle. Ils sont électeurs et éligibles.

Les bénévoles de Saigon Accueil sont tous adhérents et doivent être à jour de leur cotisation.

Dans le cas de personnes morales, leur représentation est assurée par leur représentant légal.

ARTICLE 7. - ADMISSION

Pour faire partie de l’association, il suffit de s'engager à respecter les présents statuts et d’être à jour de sa cotisation. 

Le Bureau agrée les admissions et se réserve le droit de refuser toute demande d’adhésion qui lui paraît non conforme à l’objet de l’association.

Une fois l’adhésion enregistrée, aucun remboursement n’est accepté.

ARTICLE 8. - RADIATIONS 

La qualité de membre se perd par :

a) Le décès de l'adhérent, les membres de la famille restant toutefois inscrits pour l’année en cours ;

b) Le non-paiement de la cotisation annuelle ;

c) La radiation prononcée par le Bureau Exécutif pour motif grave, après que l’intéressé a été invité à apporter contradictoirement ses observations, dans le cadre d'une procédure disciplinaire déterminée par le règlement intérieur de Saigon Accueil.

Une fois la radiation prononcée, aucun remboursement n'est accepté.

ARTICLE 9. - RESSOURCES 

Les ressources de l'association comprennent :

1° Les cotisations versées par les membres. Leur montant est proposé par le Bureau et validé annuellement en assemblée générale ordinaire (AGO) ;

2° Les dons, contributions ou subventions qui peuvent lui être accordés par les membres, par des particuliers, par les services publics, par des annonceurs ou sponsors divers, ponctuellement ou lors des événements, activités récréatives ou caritatives qu'elle organise, ou au gré des  insertions publicitaires qu'elle accepte dans ses publications (magazine et guide) ou sur son site web ;

3° Toutes les ressources autorisées par les lois et règlements en vigueur.

Les fonds gérés par l’association sont utilisés pour son fonctionnement et l’animation de ses activités. 

ARTICLE 10. - RESPONSABILITÉ DE L'ASSOCIATION

L'association n'est pas responsable des incidents qui surviendraient à l'occasion des événements et activités qu'elle organise. 

L’adhésion à Saigon Accueil n’inclut aucune assurance. L’association décline toute responsabilité pour tout dommage, perte, vol, agression ou accident, quel qu’il soit, pouvant survenir à l’occasion de la participation aux activités qu’elle organise ou auxquelles elle souscrit.

L’association ne peut davantage être tenue pour responsable des actes subis ou causés par ses membres ou par un non adhérent participant à une activité qu’elle aurait organisée ou à laquelle elle aurait souscrite. Chacun reste responsable et justiciable de ses actes et comportements, en tous temps et en tous lieux, et il lui appartient de vérifier que lui-même et sa famille sont valablement assurés et couverts, notamment pour les risques encourus pendant leurs loisirs, et les actes pouvant engager leur responsabilité civile.

Malgré tout le soin apporté à l’élaboration de son magazine trimestriel et de son site web, Saigon Accueil  n’est pas en mesure de garantir l’exhaustivité ni l’exactitude de toutes les informations qui y figurent, notamment celles à caractère publicitaire. La responsabilité de l’association ne peut en aucun cas être recherchée en cas de préjudice résultant de l’exploitation de ces informations.

ARTICLE 11. - ASSEMBLEE GENERALE ORDINAIRE (AGO)

L’AGO comprend tous les membres adhérents de l'association, tels que définis aux présents statuts, et à jour du paiement de leur cotisation. 

Elle se réunit chaque année au mois de juin. 

Deux semaines au moins avant la date fixée, les membres de l'association sont convoqués par les soins du Secrétaire Général. L’ordre du jour est indiqué sur les convocations, ainsi que l’appel à candidatures pour les postes à pourvoir. Ne peuvent être abordés que les points inscrits à l'ordre du jour. 

- Le président, assisté des membres du Bureau, préside l'assemblée et expose la situation morale ou l’activité de l'association.

- Le trésorier rend compte de sa gestion et soumet les comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexe) à l'approbation de l'assemblée.

- L’assemblée générale fixe le montant des cotisations annuelles à verser par les différentes catégories de membres.

- Il est procédé, après épuisement de l'ordre du jour, au renouvellement des membres sortants du Bureau, en fonction des candidatures proposées. L'appel à candidature paraît sur la convocation à l'AGO et se termine 8 jours avant la tenue de l'AGO.

Les décisions sont prises à main levée, à la majorité des suffrages exprimés des membres présents ou représentés. Tout membre peut donner pouvoir par écrit à un autre membre. Toutefois, le nombre de pouvoirs délégués à un même membre ne peut être supérieur à 2. 

Les décisions des assemblées générales s’imposent à tous les membres, y compris absents ou représentés.

ARTICLE 12 - ASSEMBLEE GENERALE EXTRAORDINAIRE (AGE)

Si besoin est, ou sur demande de la moitié plus un des membres adhérents, le/la Président.e convoque une AGE, en vue de :

• la modification des statuts ; 
• la dissolution de l'association et les décisions qui en résultent concernant la destination et la dévolution des biens et des avoirs de l'association ;
• la transformation, la fusion de l’association avec toutes autres associations poursuivant un but analogue ;
• l'affiliation de l'association à toutes unions ou fédérations d'associations en conformité avec son objet ;
• toutes les questions urgentes et/ou de portée fondamentale qui lui sont soumises. 

Les modalités de convocation sont les mêmes que pour l’AGO.

Les délibérations sont prises à main levée, à la majorité des deux tiers des suffrages exprimés des membres présents ou représentés. Les abstentions ne sont pas prises en compte pour le calcul de la majorité.

ARTICLE 13 - BUREAU

L'association est gérée par un Bureau de 3 membres adhérents au moins, Président.e, Trésorier.e et Secrétaire Général.e (formant le Bureau Exécutif) et 10 membres adhérents au plus. Il est l’organe de réflexion et de gestion au quotidien de l’association.

Les membres du Bureau, tous bénévoles, sont élus par l’Assemblée Générale Ordinaire (AGO), pour 1 an, à la majorité simple des adhérents présents et représentés.

Lors de la première réunion du nouveau Bureau, les responsables ou coordinateurs des différents pôles d’activités sont nommés, en concertation, avec le Bureau. Les fonctions sont cumulables dans la limite de deux activités par personne. Le Bureau peut décider de faire appel à des volontaires, membres adhérents de Saigon Accueil, pour l'aider dans ses tâches. Ces suppléants, non élus par I'AGO, peuvent être invités à participer ponctuellement aux réunions du Bureau, mais n'ont pas le droit de vote.

Le Bureau fixe le montant de la cotisation annuelle, arrête le budget prévisionnel, reconduit ou modifie le Règlement Intérieur.

Il autorise le/la Président.e à engager tous les moyens nécessaires pour assurer la défense de l’association devant toute instance ayant à connaître des contentieux auxquels elle serait partie.

Il peut, à la majorité, en cas de faute grave, suspendre provisoirement le/la Président.e, le/la Secrétaire Général.e ou le/la Trésorier.e de leurs fonctions, en attendant la décision de l’AGE qui doit, dans ce cas, être convoquée et réunie dans les quinze jours suivant la date à laquelle la suspension a été prononcée.

REUNIONS DU BUREAU (fréquence – convocation – participation)

Le Bureau se réunit à la demande du/de la Président.e ou du quart au moins de ses membres. La fréquence de ces réunions doit permettre d’assurer en continu et au plus près la direction, l’animation et l’information interne de l’association.

Un ordre du jour est préalablement établi et diffusé à l’ensemble du Bureau. Les décisions sont prises par le Bureau, à main levée, à la majorité simple des voix des membres du Bureau présents et représentés. En cas de partage de voix, celle du/de la Président.e est prépondérante. 

Chaque membre a le droit de s’abstenir de voter. Les abstentions ne sont pas prises en compte pour le calcul de la majorité.

Un compte rendu des réunions est établi et tenu à la disposition des membres de l’association auprès du Secrétariat du Bureau.

Les membres qui ne peuvent plus assumer leurs fonctions pour cause d’empêchement durable, de démission, de départ ou de décès entre deux AGO, pourront être remplacés par d’autres membres de l’association désignés par le Bureau à la majorité des voix présentes ou représentées. Leur mandat ne vaudra que jusqu’à la prochaine AGO. 

Tout membre du Bureau qui, sans excuse, n'aura pas assisté à trois réunions consécutives, pourra être considéré comme démissionnaire, sur décision du Bureau Exécutif.

ARTICLE 14.  BUREAU EXECUTIF (BE)

Le BE est composé du/de la Président.e, du/de la Trésorier.e et du/de la Secrétaire Général de l'association, tous membres adhérents élus par l'AGO. 

Il traite les problématiques courantes et pratiques de l'Association. Le pouvoir de ses membres s’exerce collégialement.

Le BE est investi des pouvoirs suivants : 

• veiller à la mise en œuvre des délibérations, tant du Bureau que de l’Assemblée Générale ;
• assurer la gestion courante de l’association dans le cadre des orientations arrêtées ;
• veiller au bon fonctionnement statutaire, ainsi qu’au respect de la réglementation ;
• décider de la suite à donner à tout projet, programme d’actions, et investissement financier proposé par les membres du Bureau ;
• décider des investissements, achats, aliénations ou locations nécessaires au bon fonctionnement de l’association.

En outre, le BE est investi du pouvoir disciplinaire. Il prend notamment les décisions concernant la radiation des membres de l'Association pour motifs graves.

Le BE se réunit une fois par mois au minimum.

En fonction de l’actualité de l’association, le BE peut répondre à la demande ou prendre l'initiative de convier à ses réunions un ou plusieurs responsables de pôles, ainsi que des membres actifs, pour faire le point sur des sujets spécifiques.

Chaque membre du BE s’engage à participer activement aux réunions nécessaires au bon fonctionnement de l’association, et à se faire représenter, en cas d’empêchement, par un autre membre du BE à qui il aura adressé ses propositions, avec ses instructions en cas de vote.

COMPOSITION DU BUREAU EXECUTIF

Président

Le Président est le représentant légal de l'Association et il représente ainsi l'association dans tous les actes de la vie civile. Il en ordonne également les dépenses. 

À ce titre :

• Il agit au nom et pour le compte de l’association.
• Il est signataire de tous les courriers, actes, contrats, accords, conventions, subventions, bons de commande, procès-verbaux, comptes rendus, engageant la responsabilité juridique, morale ou financière de l'association. 
• Il préside toutes les assemblées, ainsi que toutes les réunions du Bureau et il en fixe les ordres du jour. 
• Il représente l'association en justice. Il a qualité pour ester en justice au nom de l'association, tant en demande qu'en défense. 

Le Président peut inviter toute personne à assister, avec voix consultative, aux réunions de l'Assemblée Générale ou du Bureau.

Il peut, selon les circonstances, déléguer tout ou partie de ses pouvoirs aux autres membres du Bureau avec l'accord du Bureau. 

Secrétaire Général 

Le Secrétaire Général assiste le Président et veille au bon fonctionnement matériel, administratif et juridique de l’association. À ce titre :

• Il assure la tenue des différents registres de l’association. 
• Il rédige notamment les convocations et procès-verbaux des assemblées, qu’il signe afin de les certifier conformes.
• Il procède aux déclarations obligatoires en préfecture.

Trésorier 

Le Trésorier tient les comptes et gère les finances de l’Accueil. À ce titre :

• Il dispose de la signature sur les comptes bancaires de l'association. 
• Il effectue les paiements et recouvre les recettes.  
• Il présente chaque année devant l’assemblée générale le bilan financier de l’exercice écoulé.

ARTICLE 15. – INDEMNITES

Toutes les fonctions, y compris celles des membres du Bureau et du Bureau exécutif, sont gratuites et bénévoles. Seuls les frais occasionnés par l’accomplissement de leur mandat sont remboursés sur justificatifs. Il est convenu que les bénévoles, membres du bureau et personnes fortement impliquées dans l’association ne doivent en aucun cas supporter de frais personnels dans le cadre de l’exercice de leur mission bénévole pour l’association. Toutes dépenses engagées pour le compte de l’association doivent faire l’objet d’un remboursement sur présentation des justificatifs correspondants. 

ARTICLE  16. - REGLEMENT INTERIEUR 

Un règlement intérieur est établi par le Bureau, qui le fait alors approuver par l'Assemblée Générale. Ce règlement est destiné à fixer les divers points non prévus par les présents statuts, notamment ceux qui ont trait à l'administration interne de l'association.

ARTICLE  17. – MODIFICATION DES STATUTS ET DISSOLUTION 

Les statuts peuvent être modifiés sur demande du Bureau et après validation par l’AGE. 

En cas de dissolution prononcée lors de l’AGE, l'actif net, s'il y a lieu, est versé à la FIAFE et conservé par elle, dans l'attente de la reprise de l'activité associative par une nouvelle équipe. L’actif net ne peut être dévolu à un membre de l’association, même partiellement, sauf reprise d’un apport. 

ARTICLE 18. - TRIBUNAL COMPETENT

Le tribunal compétent pour toutes actions concernant l’association est celui du domicile de son siège.

Les présents statuts ont été établis en 3 exemplaires originaux, un pour la déclaration, un pour la FIAFE et un pour l’association.

Fait à Hô Chi Minh-Ville

Le 

Règlement intérieur Association

Saigon Accueil

Article 1 - Préambule

Le Règlement Intérieur (RI) complète et précise les règles de fonctionnement de l’Association Saigon  Accueil mentionnées dans ses statuts.

Le RI est adopté par reconduction ou après modification par le Bureau et soumis à l'approbation de l'Assemblée Générale. Il est destiné à l’ensemble des membres, ainsi qu’à chaque nouvel adhérent qui accepte de s’y conformer en devenant membre.

Article 2 - Présentation de l’Association Saigon  Accueil

Saigon  Accueil a pour but d’accueillir, de guider et d’aider à l’adaptation des francophones installés au Vietnam et particulièrement à Saigon , mais également d’animer la communauté francophone au travers de rencontres et d’activités gratuites ou payantes et elle peut également soutenir certaines actions caritatives.

Saigon Accueil se compose :

- des membres adhérents, majeurs, résidant au Vietnam, à jour de leur cotisation annuelle, et électeurs de l’Association. Le cas échéant, les conjoints et enfants des membres adhérents bénéficient également des avantages destinés aux membres.

Article 3 - Fonctionnement et gestion de l’Association

Saigon  Accueil est administrée par le Bureau, dont les membres sont bénévoles.

La liste des candidats au Bureau est élue en Assemblée Générale Ordinaire (AGO), pour un mandat d’un an qui court du 1er juillet au 30 juin de l’année suivante.

Les membres sortants sont rééligibles. Une ou plusieurs listes proposant un nouveau Bureau entièrement renouvelé peuvent être disponibles.

Le Bureau est composé au minimum de 3 postes constituant le Bureau Exécutif (BE) : Président, Secrétaire Général et Trésorier. Chacun dispose d’une voix de vote. 

Les autres membres du bureau sont les responsables d'activités ou de Pôles nommés par le Bureau et chacun dispose d'une voix de vote. Le Bureau crée et adapte ces postes en fonction des besoins de l'association. Les différents postes peuvent être tenus par des binômes, avec une seule voix de vote par poste. Dans la mesure du possible, la collaboration entre une personne « nouvelle » et une « ancienne » permettra d'assurer au mieux la transition.

En cas de vacance d’un des postes du Bureau, le Bureau peut valider la candidature de tout adhérent volontaire pour assurer le remplacement jusqu'à la prochaine AG.

Les décisions du Bureau sont prises à main levée, à la majorité simple des membres présents physiquement en réunion. 

Bureau :

Membres du Bureau Exécutif (BE) :

Président

Outre les missions évoquées dans les statuts, il se doit de représenter l’Association à toutes les manifestations où il est convié. En cas d’absence, il peut se faire représenter par tout membre adhérent de son choix, avec l'accord de ce dernier.

Il peut déléguer une partie de ses pouvoirs aux autres membres du Bureau. La délégation doit avoir un objet précis et limité, mais la rédaction d'un écrit n'est pas obligatoire.

Secrétaire Général

Outre les missions évoquées dans les statuts :

. Il est chargé de faire respecter les statuts et le règlement intérieur de l’association.

. Il est responsable de la bonne tenue du fichier des adhérents, dont la gestion peut être déléguée à un responsable de Pôle.

. Il est chargé de la correspondance, des convocations, de la rédaction des procès-verbaux et des comptes-rendus des réunions du Bureau et des AG, de la conservation des archives et du suivi des différentes actions des membres du bureau.

Trésorier

Outre les missions évoquées dans les statuts :

Il assiste les responsables de pôles dans leur gestion et vérifie l’acquisition et l’utilisation des ressources de l'association.

Responsables des Pôles et leurs suppléants :

Chaque responsable de Pôle assure l'animation et la gestion d'une activité de l'association. Il est désigné par le Bureau, en concertation, et il se doit de respecter le cadre des fonctions qui lui sont ainsi attribuées. Le Bureau peut lui adjoindre un ou plusieurs membres de l'association, volontaires pour l'aider dans l'exercice de ses missions. Ces suppléants, non élus par l'AGO, ne sont pas membres du Bureau et n'y ont pas le droit de vote.

Le responsable de pôle s'engage à agir en toute transparence et à transmettre toutes les informations sur son activité lors des réunions du Bureau. 

Rôle du Bureau :

Le Bureau de l’Association Saigon  Accueil est investi des pouvoirs les plus étendus pour autoriser tous les actes non réservés à l’AGO ou à l’AGE. Il est l’organe de réflexion et de gestion au quotidien de l’association. Il met en œuvre les projets définis par l’Assemblée générale. En particulier :

- Il traite le programme des actions proposées par le Président, les autres membres du bureau ou les responsables de pôles telles que fixées dans l’ordre du jour de chaque séance.

- Il gère les activités proposées et délègue leur mise en place aux responsables de pôles.

- Il gère les membres adhérents.

- Il s’occupe des recrutements des nouveaux membres du Bureau ou des responsables d'activités.

- Il établit les comptes prévisionnels et les budgets, gère l’emploi des fonds et vérifie les comptes présentés par le Trésorier.

- Il établit le bilan annuel de l’Association.

- Il veille au bon déroulement des Assemblées Générales Ordinaire et Extraordinaire.

Il se réunit régulièrement, afin de discuter avec les responsables de pôles et les bénévoles, leur permettant notamment de présenter leurs propositions d’activités, leurs besoins, ainsi que le bilan des activités passées. 

Les réunions du Bureau permettent également d'assurer la bonne communication entre les membres actifs et le Bureau Exécutif. 

Chaque membre du Bureau s’engage à participer activement aux réunions. En cas d’empêchement, il peut donner procuration écrite à un autre membre du Bureau, afin de le représenter en cas de vote.

Assemblée Générale Ordinaire

L’AGO prend les décisions stratégiques et politiques de l'association. Elle est ouverte à tous les adhérents à jour de leur cotisation pour l’exercice en cours. Une feuille de présence est à signer le jour de l'AGO.

Elle se réunit dans le courant du mois de juin de chaque année civile.

La convocation à l’AGO et l’appel à candidature doivent être adressés aux adhérents au moins 15 jours avant sa tenue. Ces éléments sont envoyés aux adhérents par email et sont également communiqués via la Newsletter, le site internet et les réseaux sociaux de l'Association. Elle comprend : 

• le lieu, la date et l’heure de la tenue de l’AGO ;
• l’ordre du jour de la réunion ;
• le document à remplir en cas de procuration. Le nombre de procurations est limité à 2 par membre présent. 

Les listes de candidats doivent être adressées au secrétariat avant la tenue de l’AGO. Tous les membres du Bureau de l’année précédente sont sortants et peuvent être reconduits dans leur totalité ou partiellement.

Article 4 - Accueil et Adhésion

Le site internet https://www.Saigon accueil.com et sa messagerie électronique, ainsi que ses pages, groupes et messageries sur les réseaux sociaux mentionnés sur son site, permettent un contact privilégié de l'association avec les francophones qui projettent de venir s'installer à Saigon. Ces différents canaux de communication s’adressent également à tout francophone déjà installé au Vietnam.

Outre les conditions requises par la législation en vigueur, la qualité d’adhérent de l’association est acquise à toute personne répondant aux conditions suivantes :

• être déterminée à contribuer au fonctionnement de l’association et respecter la charte d’adhérent ;

• avoir acquitté la cotisation requise ;

• avoir fourni les renseignements personnels demandés sur le formulaire d’adhésion, conformément au règlement général sur la protection des données (RGPD). Ces renseignements permettent notamment de pouvoir être contacté par l’association lors de l’organisation des activités, ou recevoir des informations importantes de la part de l’association.

Saigon  Accueil peut accueillir de nouveaux membres à tout moment de l'année. Leur inscription sera validée après règlement de la cotisation annuelle (toute ou partielle en fonction du moment de l’année) par virement bancaire ou lors des permanences annoncées sur le site internet.

L’inscription à l’association est indispensable avant toute participation à une activité organisée par Saigon  Accueil. Dans le cas contraire, une participation spéciale aux frais pourra être exigée et son montant sera plus important que celui réservé aux membres de Saigon  Accueil.

Le bureau agrée les admissions et se réserve le droit de refuser une demande d’adhésion qui lui parait non conforme aux buts poursuivis par l’association.

Fiche personnelle :

Pour devenir adhérent de Saigon Accueil, le futur adhérent doit remplir un formulaire d’adhésion en ligne sur lequel sont mentionnés ses nom(s), prénom(s), nationalité, adresse, courriel et téléphone. Lorsqu’il s’agit d'une adhésion de famille, d’autres informations comme les prénoms et les dates de naissance du conjoint et des enfants sont également demandées. 

Accès privé au site internet

Tout adhérent peut créer un identifiant et un mot de passe personnel lui permettant de se connecter au réseau privé du site web et de s’inscrire aux différentes activités proposées.

Cet espace interne du site internet est strictement personnel et nominatif. L’adhérent s’engage à ne pas communiquer son mot de passe à d’autres personnes non adhérentes à l’association. En cas de manquement, il pourra être procédé à la désactivation de son compte et/ou à sa radiation de l’association par décision du Bureau Exécutif.

Règlement de la cotisation :

La cotisation est la ressource principale de l’Association.. Le montant de la cotisation est révisé chaque année.

La cotisation annuelle couvre la période allant du 1er septembre de l’année en cours au 31 août de l’année suivante (exercice). 

Son montant est réduit à 50% à partir du retour des vacances du Têt.

Le tarif réduit pour adhésion tardive n’ouvre droits qu’à l’exercice en cours et ne dispense pas d’un renouvellement d’adhésion.

Les étudiants bénéficient d'un tarif réduit à 50% du montant de la cotisation.

Les adhérents retardataires dans leur inscription arrêtent de recevoir les mails de Saigon  Accueil à partir du mois d’octobre. Ils sont exclus des fichiers de communication et ne peuvent plus participer aux activités proposées, en dehors de celles ouvertes sous condition aux non adhérents.

Les inscriptions/adhésions réalisées à partir de l’AGO annuelle, s’appliquent pour l’année suivante.

Le paiement de la cotisation est effectué en Dongs vietnamiens. Toute cotisation versée à l’Association est définitivement acquise et ne peut faire l’objet d’aucun remboursement total ou partiel pour quelque raison que ce soit.

Carte d'adhérent :

Au moment de l’adhésion et du règlement de la cotisation, est remise une carte d’adhérent nominative (aux 2 conjoints ainsi qu’aux enfants de plus de 16 ans). Elle est valable pour l'année en cours.

Cette carte est nécessaire pour bénéficier des privilèges adhérents consentis par les partenaires de l’association.

Article 5 - Sanctions et radiation - Exclusion d'un membre pour faute grave

Procédure disciplinaire

Tout membre, dont le comportement est de nature à nuire aux objectifs de l’Association et/ou à entraver son développement, peut faire l’objet de sanctions. Le pouvoir disciplinaire est exercé par le Bureau Exécutif, chargé d'examiner la situation en vue de la recherche de solutions. 

Une fois informé du comportement inapproprié d'un membre de l'association ou d'une infraction aux règles de l'association, le BE vérifie la véracité des accusations, puis il invite l'intéressé à s'expliquer et à défendre son point de vue. La procédure disciplinaire est la suivante :

Le Secrétaire Général en lien avec le BE adresse un email au membre de l'association concerné, précisant :

• le fait reproché ou la disposition statutaire ou réglementaire à laquelle il est contrevenu ;
• la sanction encourue, pouvant aller jusqu'à la radiation ; 
• la possibilité de présenter ses explications concernant les faits ;
• la date, l'heure et le lieu de convocation devant le Bureau Exécutif ;
• la possibilité de se faire assister par un autre membre de l'association. Après audition de l'intéressé, ou si ce dernier ne se présente pas à son audition, l'association lui adresse un email, l'informant de la sanction applicable, et des raisons qui motivent cette décision. 

Sanctions :

Le BE peut prononcer une sanction adaptée au degré de gravité du comportement fautif, et notamment l'exclusion entraînant la radiation définitive du membre de l'association. L'exclusion ne peut être prononcée que pour motif grave. 

Sont notamment réputés constituer des motifs graves :

- une condamnation pénale pour crime et délit ;

- toute action de nature à porter préjudice, directement ou indirectement, aux activités de l’association ou à sa réputation, et notamment la diffamation ;

- toute prise de position, communication ou intervention publique écrite ou orale se rapportant directement à l’association et non autorisée préalablement par le bureau.

Cette liste n'est pas limitative et le BE apprécie seul ces situations, au cas par cas. 

Article 6 - Gestion des activités et événements bénévoles

Organisation par Pôles d'activités

Les activités et les évènements de Saigon  Accueil sont regroupés par pôles :

• Pôle ACCUEIL
• Pôle ACTIVITES
• Pôle EVENEMENTS
• Pôle SAIGON PRO
• Pôle CARITATIF
• Pôle L'ECHO DES RIZIERES
• Pôle COMMUNICATION
• Pôle PARTENAIRES ET SPONSORS

Tout adhérent qui le souhaite peut proposer un rendez-vous/une activité ponctuel(le), sans s'engager à prendre la gestion d'un pôle.

D’autres pôles/rubriques peuvent être créé(e)s sur décision du bureau.

Certaines activités bénévoles sont autofinancées, et d'autres font l’objet d’aides de la part de l’association. Cette décision appartient au Bureau.

L’Écho des Rizières (EDR)

Historiquement, l’association soutient l’édition d’une revue gratuite appelée L’Écho des Rizières qui paraît 3 fois par année civile. Celle-ci est financée exclusivement par les recettes publicitaires issues des sponsors (annonceurs) et partenaires présents dans la revue et sur le site internet de Saigon  Accueil.

La revue est distribuée chez les partenaires de Saigon  Accueil accordant des avantages aux adhérents de l’association sur présentation de la carte d’adhésion, aux accueils et évènements de l’association, ou dans tout autre lieu que le Bureau juge utile à sa bonne diffusion.

L’équipe rédactionnelle est entièrement bénévole. L’association peut faire appel aux services extérieurs suivants : graphiste, imprimeur, livraison et responsable de la publicité ou sponsoring.

Le Pôle Caritatif 

Des activités peuvent être organisées chaque année afin de récolter des fonds supplémentaires, ces activités participant à l’animation et à la vie de l’association. Les adhérents sont informés que ces activités sont organisées dans un cadre caritatif et que le bureau a décidé de l’octroi des fonds récoltés ; l’adhérent est informé de la destination de ces fonds.

Celles-ci sont variées, laissées à l’imagination et à la bonne volonté du responsable du Pôle Caritatif et de son équipe : vide-greniers, compétitions sportives, concours culinaires, etc.

Le Pôle Caritatif peut aussi recevoir des dons extérieurs, à n’importe quelle période de l’année ou lors des évènements organisés par l’association.

Gestion des activités par un adhérent

Tout adhérent membre de Saigon  Accueil peut proposer de prendre en charge une activité, un événement ou organiser des sorties avec un nombre limité de participants. Ces activités se déroulent dans le cadre de l’association et doivent ainsi être conformes à la loi vietnamienne, aux objectifs de Saigon  Accueil et à la gestion collaborative de l'association (calendrier commun partagé, documentation numérique partagée et méthode d’information commune via le site internet, les réseaux sociaux, etc.)

Après validation du projet par le Bureau et les responsables des pôles concernés, une annonce précisant les détails de l’activité est partagée avec les adhérents.

Chaque activité ou événement doit permettre l’accueil et l’intégration des adhérents et est effectuée à titre bénévole par l’organisateur. Une rémunération ne peut en aucun cas être perçue au titre de l’activité proposée. Toutefois, il peut être demandé aux participants et sur justificatif, le remboursement des frais liés à l’activité (par exemple : coût des aliments pour un atelier cuisine ou rémunération d’un prestataire embauché pour l’occasion). 

La fréquence des évènements est laissée au libre choix de l’organisateur.

Gestion des activités par un intervenant extérieur

Lorsque l’association ne dispose pas des compétences bénévoles ou professionnelles parmi ses membres pour une activité, et/ou lorsque l’activité nécessite des formations, équipements ou lieux spécifiques (ex : yoga, judo, gym, etc.), celle-ci peut être dispensée, à titre exceptionnel, par des personnes extérieures à l’association. Il peut alors être demandé aux adhérents de rémunérer l’intervenant, moyennant un tarif préférentiel.

Toutefois, Saigon  Accueil n’accepte la création d'une telle activité qu’aux conditions suivantes :

• Les adhérents bénéficient d’un tarif préférentiel, différent du prix public pratiqué par l’intervenant.
• L’activité bénéficie aux seuls adhérents de Saigon Accueil.

Un adhérent bénévole de Saigon  Accueil est toujours chargé de la coordination et de la gestion de l’activité. Il communique les informations aux adhérents via la page dédiée à l’activité ou par l'intermédiaire du coordinateur des activités.

Article 7 - Sorties et évènements - inscription, paiement et déroulement

Les visites et sorties organisées par Saigon  Accueil sont ouvertes aux membres à jour de leur cotisation, sous réserve des places disponibles. Certaines activités ou événements peuvent être ouverts aux non membres, à la discrétion de l'association. 

Toute inscription à une activité ou un événement doit être effectuée dans les meilleurs délais, afin d'en faciliter l’organisation.

Les membres de Saigon  Accueil peuvent s’inscrire directement sur le site web de l’association. 

L’ouverture des inscriptions se fait à la publication de la sortie ou de l'événement sur le site web de Saigon  Accueil. La communication se fait par le biais de la newsletter et des autres moyens de communication de l’Association (emailing, réseaux sociaux, site internet).

Au moment de l’inscription, le postulant est automatiquement et chronologiquement positionné sur la liste afférente à la sortie ou événement organisé. Tout changement de nom sur une liste de participation devra être validé par l’organisateur afin d’avoir une liste à jour. Selon les sorties, une liste peut être fournie en amont aux organisateurs.

Si la sortie ou l’événement est complet, le postulant peut envoyer un mail à l’organisateur qui l'inscrit sur une liste d’attente, s'il en existe une.

Le postulant devra payer l’intégralité du montant de la sortie ou événement le jour de son inscription.

Chaque adhérent est responsable de son inscription et l’envoi de rappel n'est pas systématique. Cependant, un mail d’information ou un message whatsapp concernant certaines visites pourra être rédigé et envoyé par l’organisateur s’il l'estime nécessaire (lieu de rendez-vous avec un plan, par exemple).

En cas de désistement, le participant doit prévenir l'organisateur au moins 24 heures à l’avance, afin de lui permettre de proposer la place à d’autres membres.  

1. En cas de liste d’attente : la personne sera remplacée et remboursée. La gestion se fera par l’organisateur.

2. En l'absence de liste d’attente : le participant devra trouver une personne pour le remplacer. À défaut de remplaçant, il ne sera pas remboursé.

3.  En cas de désistement moins de 24 heures avant l’activité, le participant devra payer sa participation comme s’il avait été présent sauf si le participant propose quelqu’un pour le remplacer

4. En cas de force majeure, liée à la sécurité, le remboursement est laissé à l’appréciation du bureau.

5. En cas de nombre d’inscriptions insuffisant, Saigon  Accueil se réserve le droit d’annuler l'événement. Les inscrits sont alors remboursés.

Si plus de 3 absences sont observées sans désistement préliminaire, Saigon  Accueil se réserve le droit de placer les adhérents concernés directement en liste d’attente pour les futures activités réservées.

Les adhérents souhaitant venir accompagnés de jeunes enfants doivent en faire part aux organisateurs. Saigon  Accueil se réserve le droit de refuser la présence de jeunes enfants lors de certaines activités.

Non-adhérents à Saigon  Accueil :

Les personnes non adhérentes à Saigon  Accueil peuvent participer à certains rendez-vous organisés par l’association lorsque cette dernière le prévoit et qu’elles règlent le « tarif non membre » précisé dans l’annonce sur le site internet.

En cas de places limitées, les membres de Saigon  Accueil restent prioritaires. L'organisateur de l’activité peut décider d'ouvrir le rendez-vous au public ou uniquement aux adhérents en fonction du nombre de participants souhaité.

Article 8 - Partenariats et sponsoring

Saigon  Accueil propose de donner aux entreprises qui le souhaitent, une visibilité auprès de ses membres, via son offre  de partenariats et de sponsorings et afin de profiter d’une visibilité accrue dans  L’Écho des Rizières, sur son site internet et ses réseaux sociaux (liste évolutive et non exhaustive).

Ces partenaires peuvent proposer une remise ou d'autres avantages aux adhérents de Saigon  Accueil sur présentation de la carte d’adhérent. 

Article 9 - Tenue des comptes et ressources

L’exercice comptable (année fiscale) débute le 1er juin et s’achève le 31 mai de l’année suivante, et sauf modification ultérieure décidée par le Bureau, les comptes sont établis sur cette période.

Les ressources de l’Association comprennent :

- les cotisations dont le montant est fixé annuellement par le Bureau ;

- les dons divers de toute nature. Les dons expressément destinés au Pôle Caritatif sont intégralement ajoutés au budget du Pôle selon les souhaits du donateur.

- les partenariats financiers ou en nature,

- toute autre ressource qui n’est pas contraire aux règles et lois en vigueur au Vietnam.

Les ressources et fonds disponibles gérés par l’Association sous la responsabilité du Bureau sont utilisés pour ses différentes activités.

Article 10 - Frais pris en charge par l’Association

Sauf exception, l’Association participe en nature à l’ensemble des activités organisées. Elle met des fournitures à disposition de chaque organisateur qui doit les récupérer préalablement à son événement, auprès des responsables du ou des pôles concernés. 

En outre, l’Association peut prendre financièrement en charge :  

- l’organisation de certains cafés, apéritifs (frais de bouche, boissons, etc.) avec accord préalable et dans la limite du budget fixé par le Bureau ;

- les événements annuels majeurs, les Assemblées Générales ainsi que tous les évènements de portée générale, décidés préalablement par le Bureau ;

- le remboursement des frais personnellement engagés par les bénévoles, à la condition qu'ils correspondent à des dépenses réelles, justifiées et engagées pour les besoins de l’activité associative. Il est demandé au bénévole d'établir le plus rigoureusement possible une note de frais qu'il communiquera à l'association avec les justificatifs (factures, en particulier). Celle-ci doit mentionner précisément l’objet de la dépense, son montant, la date à laquelle elle a été engagée, etc.

Article 11 - Médias & Promotion

Saigon  Accueil diffuse les informations liées à son organisation et ses activités au travers de son site internet, de ses réseaux sociaux (Linkedin, Facebook, Instagram, etc.), ainsi que de sa revue l’Echo des Rizières. La promotion d’activités lucratives ou gratuites auprès des membres dans ces médias est exclusivement réservée aux contributeurs financiers de Saigon  Accueil qui doivent être membres de l’association et à ses partenaires et sponsors privilégiés. 

Seul l’administrateur de la page du média peut diffuser les informations en relation avec l’activité de l’association : dates des prochaines activités ou évènements, publications des numéros EDR, appels aux bénévoles, etc.

En revanche, les groupes d'échange sur les réseaux sociaux de Saigon Accueil permettent à l’association, mais aussi aux adhérents ou anciens adhérents, de partager une information, poser ou répondre à une question. Ces groupes sont gratuits et les informations fournies ne peuvent donner lieu à rémunération. 

Saigon  Accueil se réserve le droit d’y publier des informations commerciales lorsqu’elles émanent directement de ses partenaires, des informations émanant de la FIAFE, du Consulat de France, de l’Ambassade de France ou de gouvernements francophones, de l’IDECAF, de la CCIFV, du RIMF ou toute autre association francophone. Elle peut également médiatiser tout service potentiellement intéressant pour ses adhérents. 

Les adhérents de Saigon  Accueil ont la possibilité de mettre en ligne sur ces groupes, leurs petites annonces personnelles, mais les posts d'auto-promotion y sont strictement interdits. 

Saigon  Accueil se réserve donc le droit de supprimer les contributions qu’elle aura jugé inappropriées ou commerciales. 

Saigon  Accueil décline toute responsabilité au regard des informations données par les adhérents.

Article 12 - Données personnelles - exploitation et protection

Les données personnelles communiquées par les adhérents de Saigon  Accueil sont nécessaires à leur inscription, de même qu’à la communication interne de l’association. Le fichier ainsi constitué est strictement confidentiel et n’est pas porté à la connaissance des tiers. Il n’est accessible qu’aux membres du Bureau si besoin.

L’adhérent dispose d’un droit d’accès et de rectification permanent sur les données le concernant.

L’association est par principe habilitée à utiliser les photos des membres prises dans le cadre de ses activités sur son site internet, ses réseaux sociaux, son magazine ou ses autres parutions à usage interne. Un membre peut cependant faire valoir son droit à la non-utilisation de son image ou de celles de ses ayants droit en le précisant lors de son adhésion ET en prenant soin de se retirer du cadre des prises de vues, notamment à l'occasion des photographies de groupe.

Article 13 - Assurances – Responsabilités de l’association

L’adhésion à Saigon  Accueil n’inclut aucune assurance. L’association décline toute responsabilité pour tout dommage, perte, vol, agression ou accident, quel qu’il soit, qui pourraient survenir à l’occasion de la participation aux activités qu’elle organise ou auxquelles elle souscrit.

L’association ne peut davantage être tenue pour responsable des actes subis ou causés par ses membres ou par un non adhérent participant à une activité qu’elle aurait organisée ou à laquelle elle aurait souscrite. Chacun reste responsable et justiciable de ses actes et comportements, en tous temps et en tous lieux, et il lui appartient de vérifier que lui-même et sa famille sont valablement assurés et couverts pour les risques plus particulièrement encourus au cours de leurs loisirs, notamment pour ceux qui pourraient mettre en cause leur responsabilité civile.

Malgré tout le soin apporté à l’élaboration de son magazine l’Echo des Rizières, ou à l’activation de son site web, Saigon  Accueil n’est pas en mesure de garantir l’exhaustivité ni l’exactitude de toutes les informations qui y sont contenues, notamment celles à caractère publicitaire. La responsabilité de l’association ne peut en aucun cas être recherchée en cas de préjudice pouvant éventuellement résulter de l’exploitation de ces informations.

Article 14 - Affiliation à la FIAFE

Saigon  Accueil est affiliée à la Fédération Internationale des Accueils de Français et Francophones d’Expatriés (FIAFE). A ce titre, la cotisation annuelle d’adhésion à la FIAFE, ainsi que les frais de transport aérien en classe économique, de taxis et de nuitées (selon un forfait fixé ponctuellement) exposés pour la participation d’un membre du BE de Saigon Accueil à l’assemblée générale et aux journées de rencontres, sont budgétés chaque année.

Article 15 - Passeports bénévoles

Saigon  Accueil, en sa qualité d’association dirigée et animée exclusivement par des bénévoles, est détentrice de Passeports Bénévoles à la disposition de ces derniers. Ces passeports sont authentifiés et signés par le Président de l’association et un autre membre du bureau.

Le Passeport Bénévole est un livret individuel élaboré et développé par France Bénévolat depuis 2007, dont l’objectif est d’être un outil fonctionnel de valorisation du bénévolat. Il permet au bénévole d’y consigner chacune des missions de bénévolat qu’il a effectuées.

Ce document peut être utilement produit à l’appui d’un CV, lors d’un entretien d’embauche, lors d’un bilan de compétences, ou lors d’une demande de validation des acquis de l’expérience. En France, Pôle Emploi en reconnaît le caractère probant, à l’instar d’un certificat de travail, dès lors qu’il totalise une somme d’expériences conséquentes.

Charte de l’adhérent

● Je suis à jour de ma cotisation.

● Je participe dans la bonne humeur aux activités de Saigon Accueil, conscient(e) du travail bénévole accompli par les responsables des activités.

● Je respecte la procédure indiquée lorsque je veux m’inscrire à une sortie ou un événement et je préviens aussitôt que possible le responsable si j’ai un empêchement.

● Je préviens Saigon Accueil de tout changement d’adresse et de coordonnées, téléphone ou courriel, afin, entre autres, de continuer à recevoir les informations de Saigon Accueil

● Je ne divulgue à personne mon login et mon mot de passe donnant accès à l’ensemble des données du site de Saigon Accueil.

● Je n’utilise pas les listes de diffusion ou l’annuaire des membres à des fins commerciales, 

notamment pour des ventes à domicile, ne les cède pas, ne les reproduis pas et ne les copie pas.

● Je dégage Saigon  Accueil de toute responsabilité pour tout incident ou accident survenu lors des activités pratiquées dans le cadre de l’Association.

● Je sais qu’il est de ma responsabilité de souscrire une assurance à titre personnel pour l’ensemble des risques liés à ma participation, ou à celle de ma famille, aux activités de Saigon  Accueil.

● J’autorise Saigon  Accueil à utiliser des photos me représentant ou représentant mes conjoint et/ou enfants prises dans le cadre des activités de l’association pour son site internet ou ses autres publications. Si je ne souhaite pas apparaître sur les photos, je le signale au responsable de l’activité ou de l’événement, je suis vigilant.e et je me retire des prises de photos de groupe lors d’évènements organisés par Saigon  Accueil.

● Je sais que le non-respect de ces règles peut entraîner mon exclusion de l’association.

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Le présent Règlement Intérieur a été adopté par le Bureau.